Spis Treści
Foto: Ministerstwo Cyfryzacji
Kończy się okres przejściowy dla e-Doręczeń w komunikacji urzędów z obywatelami i firmami. Od 1 stycznia 2026 r. to e-Doręczenia będą podstawowym sposobem elektronicznego doręczania pism urzędowych, a ePUAP będzie stosowany tylko w określonych przepisami przypadkach. Dla obywateli oznacza to większą pewność doręczenia i jeden, spójny kanał kontaktu z administracją.
Sprawdź, co ta zmiana oznacza dla Ciebie
31 grudnia 2025 roku zakończył się okres przejściowy i zmieniły się zasady komunikacji elektronicznej pomiędzy podmiotami publicznymi a niepublicznymi.
W 2026 roku e-Doręczenia stają się podstawowym sposobem komunikacji między podmiotami publicznymi a niepublicznymi – o ile przepisy szczególne nie przewidują innych form doręczeń. Oznacza to, że jeżeli podmiot publiczny nie będzie miał aktywnego adresu do doręczeń elektronicznych (ADE), to osoby prywatne i firmy nie będą mogły skutecznie załatwiać spraw online z tym podmiotem – chyba że przepisy szczególne w określonym obszarze komunikacji umożliwiają również korespondencję przez ePUAP. Dodatkowo przestanie obowiązywać tzw. fikcja doręczenia korespondencji wysyłanej z ePUAP do podmiotów niepublicznych (w tym obywateli).
Czym są e-Doręczenia
-
- Są równoważne prawnie z tradycyjną przesyłką poleconą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.
- Są usługą zaufania świadczoną na podstawie rozporządzenia eIDAS i norm ETSI. Opisują one m.in. kwalifikowane podpisy elektroniczne, pieczęcie elektroniczne, elektroniczne znaczniki czasu, a także odpowiednie dla nich certyfikaty.
- Zastąpią korespondencję na Elektronicznej Platformie Usług Administracji Publicznej (ePUAP).
Jakie są opłaty za przesyłki w e-Doręczeniach?
Korespondencja wysyłana do podmiotu publicznego za pomocą publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) jest darmowa dla wszystkich.
Korespondencja między obywatelami, firmami i innymi podmiotami niepublicznymi, w tym zawodami zaufania publicznego (ZZP), jest płatna. Ceny zależą od oferty dostawcy. Więcej informacji o kwalifikowanych dostawcach usług (KDU).
Więcej informacji o opłatach w e-Doręczeniach.
Co e-Doręczenia oznaczają w praktyce?
e-Doręczenia to cyfrowy odpowiednik listów poleconych za potwierdzeniem odbioru. Zapewniają bezpieczeństwo, wiarygodność i pełną moc prawną doręczanej korespondencji. System umożliwia wysyłanie i odbieranie pism urzędowych online – bez wizyt w urzędzie czy na poczcie, bez papieru i bez kolejek.
W trakcie załatwiania spraw urzędowych online po 1 stycznia 2026 r. system może poprosić Cię o założenie adresu do doręczeń elektronicznych (ADE). Dzięki niemu:
-
- wyślesz usługi online;
- załatwisz sprawy urzędowe;
- odbierzesz decyzje i pisma urzędowe w jednym miejscu;
- sprawdzisz status doręczenia w dowolnym momencie;
- zachowasz dostęp do korespondencji 24/7.
Jak się przygotować w mniej niż 10 minut?
Warto założyć adres do e-Doręczeń już teraz. Jest to szybkie, bezpłatne i możliwe w pełni online, m.in. z wykorzystaniem mObywatela, Profilu Zaufanego czy przez bankowość elektroniczną. To rozwiązanie, które upraszcza kontakt z administracją i zwiększa przewidywalność załatwiania spraw.
Bądź gotowy na rok 2026 – załóż adres do doręczeń elektronicznych.
Co podmiot publiczny powinien zrobić już dziś?
Jeśli podmiot publiczny nadal nie ma adresu do doręczeń elektronicznych – powinien złożyć wniosek o taki adres i aktywować go (zobacz: jak złożyć wniosek o adres do e-Doręczeń).
Od 1 stycznia 2026 roku e-usługi udostępniane przez Ministra Cyfryzacji będą połączone z e-Doręczeniami, chyba że odrębne przepisy będą wskazywały, że wymagany lub możliwy jest ePUAP.
Jeśli podmiot publiczny korzysta z aplikacji e-Doręczeń na stronie edoreczenia.gov.pl, może przygotować się do obsługi korespondencji związanej z realizacją usług cyfrowych:
-
- utworzyć osobne foldery odpowiadające poszczególnym e-usługom,
-
- skonfigurować reguły automatycznego kierowania korespondencji z e-usług do tych folderów,
-
- zapewnić dostęp (nadać właściwe role i uprawnienia) tym pracownikom, którzy obsługują dany zakres tematyczny – aby zachować właściwy obieg korespondencji.
Wszystkie te czynności wykonuje administrator skrzynki. Więcej informacji na ten temat można znaleźć w instrukcjach oraz w filmach instruktażowych.
Jeśli podmiot publiczny korzysta z e-Doręczeń przez system klasy EZD – powinien zweryfikować jego konfigurację. Warto sprawdzić między innymi:
- pobieranie i odczytywanie załączników z wiadomości, w szczególności załączników, które są wnioskami przekazanymi z usług cyfrowych,
- tworzenie reguł klasyfikacji korespondencji wpływającej z e-usług.
W przypadku usług lokalnych udostępnianych przez dany podmiot publiczny powinien on zweryfikować aktualność tych usług i stosować w nich odpowiedni sposób komunikacji –zgodny z aktualnymi przepisami.
Jak zacząć korzystać z doręczeń elektronicznych?
Adresy do e-Doręczeń obywatele mogą zakładać i aktywować już teraz. Można to zrobić online w kilku prostych krokach. Szczegółowe informacje o usłudze i jej aktywacji dostępne są na stronie: https://www.gov.pl/web/e-doreczenia
Ważna zmiana również dla obywatela
Obywatel, który chce prowadzić z urzędem elektroniczną korespondencję, również składając wnioski za pomocą formularzy dostępnych na stronach rządowych czy samorządowych (np. zgłoszenie urodzenia dziecka), powinien mieć aktywny adres do e-Doręczeń. Jeśli nie ma takiego adresu, w trakcie realizacji e-usługi może zostać poproszony o jego założenie. Na ten adres urząd będzie wysyłał korespondencję np. decyzje o wymiarze podatku od nieruchomości.
Od 1 stycznia 2026 roku to właśnie e-Doręczenia zastąpią korespondencję realizowaną do tej pory za pomocą skrzynek ePUAP. Korespondencja elektroniczna przez ePUAP od 1 stycznia 2026 roku będzie skuteczna jedynie w przypadkach, gdy wskazują na to przepisy szczególne. W innych sytuacjach korespondencja do urzędu tym kanałem może zostać uznana za nieskuteczną.
WIDEO
Źródło informacji: Ministerstwo Cyfryzacji
