Obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń m.in. dla firm (wpisanych do KRS) przypada na 10 marca 2024 r., ale już dziś każdy przedsiębiorca może przygotować się wcześniej do wymogu korzystania z doręczeń elektronicznych przy wykorzystaniu własnego systemu kancelaryjnego. W tym celu Poczta Polska przygotowała dla biznesu instrukcję, która umożliwia proste przejście przez wszystkie etapy wdrożenia systemu e-Doręczeń.
Po otrzymaniu adresu do usługi e-Doręczeń, przedsiębiorca może rozpocząć proces wdrożenia systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD). Cały proces składa się z kilku kroków, dlatego Poczta Polska zaleca rozpoczęcie go z odpowiednim wyprzedzeniem.
Wdrożenie systemu e-Doręczeń krok po kroku:
- Złóż wniosek o dostęp do środowiska integracyjnego (dalej: INT) systemu e-Doręczenia. We wniosku wskaż publiczne adresy IP, z których będzie następowała komunikacja ze środowiskiem INT (zarówno adresy serwerów, jak i użytkowników testujących/obsługujących incydenty).
- W ramach realizacji wniosku Centralny Ośrodek Informatyki (dalej: COI):
odblokuje dostęp dla wskazanych publicznych adresów IP;
– przekaże trzy testowe aktywne konta profilu zaufanego (PZ) do środowiska INT;
– zatwierdzi wnioski o utworzenie maksymalnie sześciu testowych adresów do e-Doręczeń (dalej: ADE), w zależności od potrzeb:
- dla osoby fizycznej,
– urzędu (w tym komornik, syndyk), - reprezentanta zawodu zaufania publicznego,
– organizacji publicznej (stowarzyszenia), - przedsiębiorcy, który nie jest osobą fizyczną (przedsiębiorcy),
oraz przekaże login i hasło do konta w Atmosferze (Service Desk) dla osoby wskazanej w zgłoszeniu do obsługi incydentu.
- W przypadku, gdy nie otrzymałeś trzech kont PZ:
a) Wyślij mail na adres test.pz.edoreczenia@coi.gov.pl o:
tytule: KontaTestowePZ: „Nazwa Interesariusza/Integratora”
treści: Proszę o dane do założenia kont testowych
b) W odpowiedzi otrzymasz wiadomość e-mail z trzema loginami oraz hasłami do
testowych kont PZ. - Za pomocą konta administratora lub właściciela skrzynki, możesz dodać własny system kancelaryjny (EZD)
poprzez moduł uprawnień za pomocą aplikacji web. - W trakcie dodawania systemu należy wygenerować i dodać certyfikat, którym system kancelaryjny będzie się uwierzytelniał w systemie.
- Po wykonaniu tych kroków jesteś gotowy do wysiłki wiadomości z własnego systemu kanacelaryjnego.
Więcej szczegółowych informacji o wdrożeniu znajduje się na gov.pl.
Czym są e-Doręczenia?
Usługi świadczone w ramach e-Doręczeń to cyfrowe odpowiedniki papierowego listu poleconego. Dzięki nim obywatele i firmy mogą wysyłać oraz odbierać elektroniczne dokumenty potwierdzone dowodami nadania i odbioru z dowolnego miejsca posiadającego dostęp do Internetu. Zamiast osobistych wizyt w urzędzie pocztowym, fizycznego odbierania i wysyłania listów poleconych oraz archiwizowania papierowej korespondencji, dziś w komfortowy sposób można dokonać tego w formie elektronicznej.
e-Doręczenia to dostęp do wszystkich spraw w jednym miejscu. Dzięki unikalnym adresom do doręczeń elektronicznych (ADE), nadawanym na wniosek przez Ministra właściwego ds. informatyzacji, mamy pewność, że korespondujemy z właściwym adresatem. Poczta Polska w ramach e-Doręczeń udostępnia publiczną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE), która zapewnia komunikację z podmiotami publicznymi oraz publiczną usługę hybrydową (PUH), dostępną tylko dla podmiotów publicznych.
Ponadto Poczta Polska, jako pierwsza w Polsce, zbudowała kwalifikowaną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego, którą wprowadziła do oferty w styczniu br. pod nazwą Q-Doręczenia. Uzupełnia ona ofertę e-Doręczeń o komunikację między podmiotami niepublicznymi m.in. osobami fizycznymi czy firmami. Dla kogo są poszczególne usługi, prezentujemy na grafice.
Więcej informacji o usłudze można znaleźć na dedykowanej stronie Poczty Polskiej.
Źródło informacji: Poczta Polska S.A.
