W czerwcu 2022 roku Zielonogórska Delegatura Najwyższej Izby Kontroli w Zielonej Górze dokonała kontroli i analizy w obszarze realizacji dochodów oraz windykacji należności budżetowych w Zakładzie Gospodarki Lokalowej w Międzyrzeczu. Kontrolą objęto lata 2018-2021, z uwzględnieniem zdarzeń do czasu zakończenia kontroli, a także zdarzeń z okresu wcześniejszego, jeżeli miały istotny wpływ na zagadnienia objęte kontrolą NIK.
Przypomnijmy, że zakład został utworzony jako jednostka budżetowa Gminy Międzyrzecz i funkcjonuje przy ul. Krótkiej 2. Celem działalności ZGL jest, między innymi zarządzanie gminnym zasobem mieszkaniowym, lokalami użytkowymi, garażami, urządzeniami i nieruchomościami gruntowymi, będącymi własnością lub w użytkowaniu wieczystym Gminy i nie pozostającymi w zarządzie lub administrowaniu Urzędu Miejskiego lub innych jednostek organizacyjnych Gminy.
Podczas kontroli poddano sprawdzeniu także udzielanie ulg w należnościach pieniężnych mających charakter cywilnoprawny oraz w niepodatkowych należnościach budżetowych o charakterze publicznoprawnym oraz sposób gospodarowania mieniem zgodnie z zasadami prawidłowej gospodarki.
Skontrolowano również sposób sporządzania sprawozdawczości dotyczącej dochodów i mienia oraz wykonywanie obowiązków informacyjnych dotyczących udzielonych ulg.
Warto podkreślić, że w ramach ogólnej oceny kontrolowanej działalności, w okresie objętym kontrolą NIK stwierdziła, że przy udzielaniu ulg w spłacie należności cywilnoprawnych stanowiących pomoc de minimis przestrzegano przepisów prawa dotyczących udzielania tego rodzaju pomocy – ubiegający się o pomoc składał wymagane dokumenty, za wyjątkiem dotyczących dotychczas otrzymanej pomocy. Nieprawidłowym natomiast było zaniechanie wydawania zaświadczeń o udzielonej pomocy oraz realizacji obowiązków sprawozdawczych w tym zakresie.
W zakładzie rzetelnie sporządzano sprawozdawczość budżetową oraz informacje o udzielonych ulgach w spłacie należności cywilnoprawnych, a ww. informacje terminowo przekazywano Burmistrzowi Międzyrzecza.
NIK podkreśliła fakt, że jeszcze w toku kontroli NIK pracownicy podejmowali działania zmierzające do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości. (strona nr 3)
W zakresie windykacji należności budżetowych NIK na podstawie otrzymanych danych oceniła, że w 2019 r. nastąpił największy wzrost zaległości.
Z kolei w 2020 r. Zakład istotnie zwiększył zakres podejmowanych działań zmierzających do wyegzekwowania zaległości. (strona nr 5)
Niemniej w zakresie wspomnianych działań windykacyjnych należności cywilnoprawnych kontrola wykazała brak działań lub opóźnienia w podejmowanych działaniach, co w konsekwencji, w przypadku siedmiu dłużników (opisanych w pkt. a-d „Wystąpienia Pokontrolnego”) dopuszczono do przedawnienia zaległości na łączną kwotę 9,5 tys. zł, przy czym kwota przedawnionych zaległości w 2019 r. wyniosła 1,5 tys. zł, w 2020 r. – 4,6 tys. zł, a w 2021 r. – 3,5 tys. zł. (strona nr 8).
Kierownik wyjaśniła, że: „Natłok obowiązków był przyczyną opóźnień w podejmowaniu działań windykacyjnych przez Zakład. Ponadto okres pandemii Covid-19 utrudniał terminowe wykonywanie obowiązków. Obowiązki z zakresu windykacji należności wykonuje w zakładzie tylko jeden pracownik, który z uwagi na problemy kadrowe jednostki wielokrotnie obsługuje również sekretariat oraz wspomaga stanowisko ds. najmu. Ponadto wielkość przejętego zasobu oraz jakość przejętej od poprzedniego zarządcy dokumentacji spowodowała, że skala spraw do wyjaśnienia i problemów do rozwiązania uniemożliwiała terminowe i niezwłoczne działania. Dodatkowy etat na stanowisko ds. windykacji, który umożliwiłby rozdzielenie windykacji lokali mieszkalnych od nieruchomości niemieszkalnych zdecydowanie przyspieszyłby działania windykacyjne.” (strona nr 8)
W zakresie oceny cząstkowej NIK ocenia negatywnie działalność Zakładu w badanym obszarze. Ocenę uzasadnia zakres i skala stwierdzonych nieprawidłowości. W Zakładzie nie przyjęto procedur windykacji i egzekwowania należności, nie prowadzono systematycznej kontroli terminowości zapłaty należności cywilnoprawnych, a działania windykacyjne podejmowano z opóźnieniem, co skutkowało wzrostem należności. W wyniku opóźnień bądź braku działań zmierzających do wyegzekwowania zaległości, dopuszczono do ich przedawnienia w łącznej kwocie 9,5 tys. zł (9,2% badanych zaległości należnych od zobowiązanych). (strona nr 10)
W obszarze udzielania ulg w należnościach pieniężnych postępowanie przy udzielaniu ulg w spłacie należności cywilnoprawnych mających charakter cywilnoprawny na wniosek dłużnika nie było w pełni zgodne z zasadami określonymi w uchwale Rady Miejskiej w sprawie udzielania ulg z uwagi, m.in. na rozstrzyganie o ulgach przez Kierownika ZGL z przekroczeniem uprawnień, niemniej jednak podjęcie decyzji o przyznaniu ulgi każdorazowo poprzedzono szczegółowym wyjaśnieniem okoliczności sprawy w zakresie przesłanek zastosowania ulgi i ich analizą.
W przypadku umorzeń z urzędu zastosowanie ulg było prawidłowe, tj. zgodne z przyjętą uchwałą w sprawie udzielania ulg. Natomiast w Zakładzie nie przestrzegano obowiązujących wymogów w zakresie pomocy de minimis w związku z udzielaniem ulg w spłacie należności cywilnoprawnych, tj. udzielano pomocy pomimo niekompletności dokumentacji niezbędnej do udzielenia tej pomocy oraz nie wydawano zaświadczeń stwierdzających, że udzielona pomoc publiczna jest pomocą de minimis. (strona nr 15)
W obszarze Gospodarowania mieniem zgodnie z zasadami prawidłowej gospodarki w ocenie NIK zakład zasadniczo prawidłowo postępował przy udostępnianiu nieruchomości wchodzących w skład zasobu.
Zakład przestrzegał zasad określonych w uchwałach Rady Miejskiej dotyczących udostępniania nieruchomości stanowiących własność Gminy. (strona nr 17)
W umowach dotyczących udostępniania nieruchomości (dzierżawy i najmu) zawarto, m.in. zapisy dotyczące warunków waloryzacji czynszu, zasad ustalenia odsetek umownych za niedochowanie terminu zapłaty czynszu oraz odpowiedzialności za zniszczenie udostępnionego mienia, co służyło zabezpieczeniu interesu Gminy.
Informację o zamiarze oddania nieruchomości w najem/dzierżawę poza jednym wyjątkiem upubliczniano zgodnie z wymogami prawa. (strona nr 17)
W działalności kontrolowanej jednostki, w obszarze gospodarowania mieniem stwierdzono następującą nieprawidłowość:
Zakład nie sporządził i nie przekazał Prezesowi UOKiK (za pomocą Systemu rejestracji pomocy publicznej – aplikacji SHRIMP) sprawozdania o udzielonej pomocy de mimimis przedsiębiorcom z tytułu udzielonych ulg w spłacie należności cywilnoprawnych63, co stanowiło naruszenie przepisu art. 32 ust. 1 ustawy o pomocy publicznej. (akta kontroli str. 183, 216-218)
Kierownik wyjaśniła, że: „Nieprawidłowość spowodowana była brakiem wiedzy o obowiązkach sprawozdawczych z udzielonej pomocy de minimis. Zarówno ja, jak i pracownicy zakładu nie braliśmy udziału w szkoleniach w powyższym zakresie.” (akta kontroli str. 216-218)
Zakład rzetelnie i terminowo przekazywał Burmistrzowi dane o udzielonych umorzeniach w należnościach cywilnoprawnych, a także sporządzał sprawozdawczość budżetową, przy czym w toku kontroli stwierdzono nieprawidłowość, która skutkowała błędnym ujmowaniem danych w ewidencji księgowej. Ponadto nie wywiązywano się z obowiązków sprawozdawczych o udzielonej pomocy de minimis. (strona nr 18)
Uwagi i wnioski
W związku ze stwierdzonymi nieprawidłowościami, Najwyższa Izba Kontroli, nie formułuje uwag, natomiast na podstawie art. 53 ust. 1 pkt 5 ustawy o NIK, sformułowała następujące wnioski:
- Wprowadzenie procedur windykacji i egzekwowania należności pieniężnych o charakterze cywilnoprawnym oraz monitorowania zaległości.
- Terminowe prowadzenie działań windykacyjnych należności cywilnoprawnych oraz monitorowanie zaległości zagrożonych przedawnieniem.
- Rozpatrywanie wniosków oraz udzielanie ulg w spłacie należności cywilnoprawnych zgodnie z zasadami postępowania określonymi w uchwale Rady Miejskiej w sprawie udzielania ulg.
- Egzekwowanie od wnioskodawców ubiegających się o udzielenie pomocy de minimis wszystkich wymaganych dokumentów niezbędnych do rozpatrzenia wniosku o udzielenie tej pomocy.
- Wydawanie beneficjentom pomocy zaświadczeń stwierdzających, że udzielona pomoc publiczna jest pomocą de minimis.
- Każdorazowe sporządzenie i upublicznienie wykazu nieruchomości przeznaczonych do oddania w najem lub dzierżawę.
- Sporządzanie i przekazywanie Prezesowi UOKiK sprawozdań o udzielonej pomocy de minimis.
Zakład Gospodarki Lokalowej w Międzyrzeczu
Wystąpienie Pokontrolne [PDF]
Czytaj także:
Kontrola NIK w międzyrzeckim Ratuszu – WYSTĄPIENIE POKONTROLNE [PDF]
